Todos sabemos que organizar un evento no es tarea fácil. Si cuentas con una buena agencia de eventos o espacio con departamento de producción, tienes suerte. Si por lo contrario deseas incursionar por primera vez en el mundo de la logística y producción de eventos, aquí están nuestros 7 principales consejos a considerar a la hora de ejecutar un evento:
1) Tener en cuenta el concepto general del evento. Hay que tomarse un tiempo para para considerar los objetivos . ¿Cuál es el público final? ¿Qué resultados estás buscando?
2) Definir claramente el presupuesto. Esto es importante no solo para el control financiero, sino que aportará mayor capacidad para persuadir y negociar.
3) Medir el éxito del feedback. Esto debe considerarse y acordarse durante la etapa de planificación previa al evento. Hay muchos métodos: formularios de evaluación, comentarios electrónicos durante el evento, entrevistas a los asistentes, etc.
4)Revisa el calendario antes de establecer la fecha del evento. La fecha y la hora del evento podrían estar influenciadas por una serie de factores: ¿es un evento sensible al tiempo, conferencia anual, partido de futbol importante, puente?
5) Elige un gran espacio que los asistentes quieran visitar. Es posible que la elección del lugar sea uno de los gastos más importantes, pero siempre valdrá la pena. Los servicios de búsqueda de espacios ahorran mucho tiempo y a menudo son un servicio gratuito. Las webs más importantes aportan información relevante con fotografías y videos. Sin embargo, siempre se debe hacer una visita de inspección al venue antes de realizar la selección final.
6) Busca un proveedor de audiovisuales bueno o recomendado. A menos que sea una reunión muy pequeña, debes considerar un sistema de audiovisuales. Si tus invitados no pueden oír o ver correctamente puedes generarles irritación y malestar. Siempre que puedas incluir un técnico profesional en tu presupuesto, ¡no lo dudes! Si no, asegurate de que las pruebas de sonido se realicen antes del evento.
7) Considera usar una agencia de eventos para la logística general o parte del evento. Si dispones de poco tiempo, considera usar una agencia para la planificación. No siempre es tan caro como parece y siempre una buena agencia trabajará con tu presupuesto consiguiendo el mayor rendimiento posible.
¡Buena suerte con tu próximo evento!